Föreningsforum 10 september

Minnesanteckningar från Föreningsforum 2020-09-10
Närvarande föreningar Närvarande förbundet
Berit Magaard, Storstockholm Berndt Ohlin, förbundsordförande
Olle Alsen, Storstockholm Anna Pallin, kommunikatör
Helena Lif, Storstockholm Kent Bäckrud, föreningskonsulent
Peter Bengtsson, Halland Anna Eksell, ungdomskonsulent
Richard Furenhag, Gävleborg Sofia Segergren, förbundssekreterare
Mariella Olsson, Göteborg
Sandra Sjömark, Västerbotten
Gunilla Andersson, Södermanland
Örjan Wiklund, Sundsvall
Bengt-Olof Davidsson, Oskarshamn

1. Medlemsvärvningskampanj
a. Värva en vän – slut 15 september
Medlemsvärvningskampanjen som pågått sedan 1 augusti slutar 15 september. Under denna period kansliet se att det blivit 40 nya medlemmar i registret. Kansliet har vidarebefordrat några ansökningar om medlemskap till föreningarna under denna period och uppmanar föreningarna att försöka få in betalningen och registrera nya medlemmar innan 15 september så att de syns i medlemsregistret.
Stockholm tyckte det var svårt att hänga med i kampanjen då deras manusstopp till tidningen Synapsen redan varit. Kansliet hoppas kunna ha mer framförhållning och längre kampanjer i fortsättningen, men kände i år att det ändå var viktigt att bara komma igång med olika verksamheter.
b. Värva en anhörig – från 1 oktober gratis medlemskap
Den 1 oktober startar en ny kampanj som pågår till årsskiftet. Information går ut i Epilespia 3/2020 som också har temat anhörig.
c. Målgruppsanalys
Anna Pallin berättar om Storstockholms målgruppsanalys, och Olle från Storstockholm erbjuder fler föreningar att få den.

2. Informationsmaterial/Grafisk profil
a. Frågor om mallarna/hemsidor för lokala föreningar
Kansliet har sänt ut den grafiska profilen och några mallar till föreningarna i ett infomejl, som vi fått några frågor om. Hos någon så har sidfoten hoppat fel. Anna undrar om det är någon inställning som kan ställa till det i mottagarnas dator. Västerbotten undrar om det går att få en mall där det går att ändra logotyp den egna föreningens i sidhuvudet.
Kansliet kan sända ut typsnitt kan sändas ut till dem som behöver det.

b. Facebook – design/Lokala hemsidor
Frågor finns om hjälp att skapa lokala hemsidan. Kansliet berättar att man först måste åtgärda den egna. Den förra hemsidan gick inte att komma åt. En ny släpptes i februari, som låg och väntade. Men vi vill anpassa den och ändra innan vi tar fram wordpressmallar för lokala hemsidor.
Förbundskansliet kommer be föreningarna specificera sina behov med lokala hemsidor.
Synpunkt om att många har etablerade Facebook-grupper som man vill ha kvar följare etc.

3. Planerade aktiviteter
a. Webinarier för medlemmar
i. Planerade
Förbundet ska starta upp webbinarier under hösten. På så sätt kan medlemmar ändå träffas och få ut något av sitt medlemskap under pandemin, samt det är en möjlighet för fler att ta del av kunskap och information. Det första som förbundet anordnar blir ett ungdomsseminarium planeras och sedan ett med tema Anhöriga.
ii. Idéer om ämnen
Kansliet tar gärna emot idéer om seminarier, och samordnar gärna med föreningarna för att få bra spridning på kunskap och information i hela landet.

b. Utbildning för föreningar
i. medlemsregister, ny lathund och uppfräschning av rutiner
Kent informerar om tre viktiga saker att fylla i registret, där det i dag ibland blir fel. Kön, födelsedatum och det datum till och med medlemmen betalt. Förbundssekreteraren berättar om hur viktigt det är med ett rättvisande medlemsregister bland annat för att kunna söka medel som statsbidrag. Mötet diskuterar GDPR och kommer fram till att det kan behövas en utbildning kring det och förbundet lovar hjälpa till att ta fram en formulering om GDPR till föreningarna som de kan sända till de som vill bli nya medlemmar.

c. Aktiviteter för medlemmar
i. Idreläger (Anna E)
Just nu planeras Idrelägret, en blänkare kommer i Epilepsia 3/2020
ii. Vuxenläger
I dagsläget är 23 anmälda till Vuxenlägret på Valjeviken. Högsta antal deltagare är 30 st deltagare
i. Familjehelg inställd
Höstens familjeläger är inställt. Eftersom familjelägret innefattar deltagande av små barn, som kräver barnpassning (närhet), och folkhögskolan kan inte ta emot oss i år pga covid-19 gick det inte att genomföra.
I somras hölls i stället för Summercramp två Familjeweekends pga covid-19. Det är ett koncept som förbundet ska försöka hålla i. Så att förbundet i fortsättningen har Winterfit (Idrelägret), Summercramp och Shortcramp. Utöver detta planeras två Familjehelger 2021.

4. Medlemsregistervård – Medlemsantal årsskiftet
a. Avstämning 30/11 antal medlemmar som förbundet ser, mot medlemmar som föreningen känner till. Föreningen betalar in tillkommande medlemmar för perioden maj-dec.
Förbundet har som ambition att räta upp fel och komplettera info i olika fält i registret, som uppkommit under flera år då alla haft lite olika rutiner. Detta måste ske i samarbete mellan förbund och föreningar. Kansliet vill försöka hjälpa till för att göra det smidigt för föreningarna. Därför kommer kansliet höra av sig till föreningarna om detta och senast i slutet av november vill kansliet stämma av medlemsuppgifterna som finns i registret mot de uppgifter föreningarna har. Detta för att årsskiftesiffran (som används i ansökningar om bl.a. statsbidrag) ska vara rätt. Då kan man samtidigt följa upp om betala för de nya medlemmar som tillkommit sedan betalningen gjorde till förbundet i maj.
b. Utredning om medlemsformer och behov i olika föreningar, ”frivillig central uppbörd/hjälp från förbundet” med administration kring registrering
Kongressen har gett i uppdrag att se över central uppbörd. Åsikter framkom på mötet om behovet för föreningarna att fortsatt vara de som har medlemskontakten, ha tillgång till vilka medlemmar man har, och kännedom om nya medlemmar. Även föreningarnas behov av att ha olika medlemsavgifter framkom. Förbundet ska utreda central uppbörd och presentera ett förslag till nästa kongress. Tanken har varit att involvera föreningarna och på detta Föreningsforum fanns önskemål om tillsätta en arbetsgrupp med representanter från föreningarna.
Kansliet öppnar upp för de föreningar som nu känner att det är arbetsamt med registret att höra av sig för att få hjälp från kansliet i administrationen kring bland annat ändringar i registret och nya medlemmar, i en sk. ”frivillig central uppbörd”.

5. Uppdatera adressbok – föreningarnas uppgifter efter årsmötet
Förbundssekreteraren uppmanar de föreningar som inte uppdaterat sin adressbok efter årsmötena att göra det och sända till kansliet. Den är utskickad i förra informationsmejlet till föreningarna. På förra föreningsforum bestämdes att adressboken ska läggas på en sida på webben som alla föreningar kommer åt.

6. NPO-dialog / sammanhållet vårdförlopp
Berndt berättar om ett möte förbundet blivit kallade till. Vi ska nominera områden som kan vara intressanta att ta fram sammanhållna vårdförlopp för.
Olle från Storstockholm tycker någon lekman ska vara representant.

7. Övrigt
Mariella informerar att Epilepicenter högspecialiserad vård för svårbehandlad epilepsi.

Peter har fått en fråga från kansliet om att skapa en Epilepsibakelse till Världsepilepsidagen. Han har en idé om att göra det ihop med sina elever. Mariella Olsson berättar om en tårta som skapats i Göteborg. Bild bifogas till minnesanteckningarna.

Förbundssekreteraren berättar att planerna för Världsepilepsidagen 2021 har startat, och hoppas kunna berätta mer på nästa föreningsforum. Föreningarna uppmanas att nu komma med idéer för att de ska kunna vara möjliga att förverkliga.