Föreningsforum 9-10 juni

FÖRENINGSFORUM 9 OCH 10 JUNI

dagordning

Berndt Ohlin hälsade alla välkomna till Epilepsiförbundets första digitala Föreningsforum. Sofia Segergren redogjorde för kvällens dagordning och vi började med ett upprop av alla föreningar samt att presentera sig och förbundskansliet.

  • Berndt Ohlin – förbundsordförande
  • Sofia Segergren – förbundssekreterare och kanslichef
  • Kent Bäckrud – föreningskonsulent
  • Anna Eksell – ungdomskonsulent
  • Anna Pallin – kommunikatör och grafisk formgivare

Närvarande Från Föreningarna

9 juni

Västerbotten, Sandra Sjömark

Skaraborg, Sara Andersson

Jönköping, Sven Wernvik

Gävleborg, Richard Furenhag och Maths Silvesparr

Vänner med epilepsi (Örebro) Erik Hansson

Oskarshamn med omnejd, Bengt-Olof Davidsson

Norrköping, Leif Jansson

Norrbotten Janne och Åsa Nilsson

Jämtland, Kenneth Elofsson och Annica Öjbrant

Karlskrona, Lars Bengtsson

Halland, Peter Bengtsson

 

10 juni

Hultsfred/Vimmerby, Anders Nilsson

Göteborg, Mariella Olsson

Södermanland, Gunilla Andersson

Lund med Omnejd, Thonia Roth

Stor Stockholm, Olle Ahlsell och Berit Magaard

Skåne och Malmö med omnejd, Emma Wennerholm

Bohuslän, Erland Widegren

Norra Skåne, Wiveka Jönsson

Sundsvall, Örjan Wiklund

VERKSAMHETSPLAN (SE Powerpointpresentation)

Sofia redogjorde för den framtagna verksamhetsplanen som förbundsstyrelsen och kansliet har jobbat med sedan kongressen 2019.

kommunikation

Grafisk profil
Förbundets grafiska profil är en viktig del av det vi kommunicerar med omvärlden. Att förbundet presenteras på ett enhetligt sätt är viktigt och stärker varumärket samt ger en professionell bild av oss. Därför finns en ny grafisk profil framtagen med riktlinjer för hur man använder förbundets logotype, vilka färger och vilken typ av bilder som får användas. Kolla alltid av med kommunikatören ifall du är osäker eller ska ta fram något externt material. Den grafiska profilen kommer att delges föreningarna under sommaren.

Kommunikationsplan
En plan kommer att vara klar i höst inkl. analys av material, budskap, kanaler, målgrupper, utveckling av digitala sociala medier mm

Namnskyltar
kommer att vara klara i juni

Världsepilepsidagen 2021.
Tema: nationella riktlinjerna. Beslut inför 2021 kommer att tas i höst.

Diskussion:

  • Anna Pallin påminde föreningarna om att gilla förbundets Facebooksida samt dela förbundsnyheter på föreningens sida.
  • Önskemål om att Epilepsia även ska finnas som digital version på nätet. Förslag att isf ha den lösenordskyddad eftersom medlemmarna betalar för tidningen. Förslag är att vi ska fråga nya medlemmar om dom vill ha tidningen digitalt eller i pappersform. Viktigt att tidningen även finns kvar i pappersform eftersom den distribueras till vårdcentraler mfl. Förslag också att tidningen skickas till skolor och skolsköterska.
  • Fråga om den grafiska profilen, finns stöd att få om man behöver hjälp? Anna Pallin hjälper till om det är några frågor eller om något ska produceras.
  • Föreningarna vill ha logotypen på sina egna Facebooksidor.
  • Fråga om att få hjälp att ta fram en enhetlig mall för hemsidor. Anna Pallin hjälper till och tar fram förslag under sommaren.

 

MEDLEMSUTVECKLING

Webinarier

Sofia presenterade förslag på att vi ska anordna webinarier med olika innehåll för olika målgrupper. Kansliet tar gärna emot förslag på olika teman som kan vara intressanta.

Förslag till teman:

Påverkansarbete

Läger

Pga covid-19 är årets Summerc(r)amp inställt och Anna Eksell berättade om en helt ny aktivitet: en härlig hotellhelg för ungdomarna tillsammans med föräldrar som kommer att hållas på tre orter: Helsingborg, Stockholm och Sundsvall. Anmälan sker till Anna Eksell.

Planering pågår för vuxenlägret (från 25 år och uppåt) i Valjövikens folkhögskola den 18-20 september. Anmälan sker till förbundskansliet.

Planering pågår även för ett familjeläger i november, vi återkommer med mer info senare.

Medlemsrekrytering – olika målgrupper

Ett starkt förbund behöver många medlemmar för att driva sina frågor. Epilepsiförbundet och föreningen i Stor-Stockholm kommer att göra en målgruppsanalys och ta fram en plan för medlemsrekrytering riktad till olika målgrupper.

Vi startar med att försöka locka tillbaka fd medlemmar genom att skicka ut ett gratis ex av Epilepsia med en uppmaning att bli medlemmar igen.

Nästa kampanj blir en tävling då man ska värva så många vänner, arbetskamrater m.fl. som möjligt och priser kommer att delas ut till både de medlemmar och de föreningar som värvar flest medlemmar. Flera målgrupper kommer att nås enligt kommunikationsplanen.

Diskussion och förslag

Om varje person värvar en medlem, då blir vi dubbelt så många

Ta fram enkät varför man är medlem i förbundet. Det finns en del undersökningar som presenterats i tidigare nummer av Epilepsia.

Översyn av medlemsförmåner

Kansliet har gjort en sammanställning över vilka medlemsförmåner som andra organisationer, föreningar och företag har för sina medlemmar. Vi vill erbjuda fler förmåner för våra medlemmar och tar gärna emot förslag på detta.

Utredning medlemsregister och central uppbörd

Kongressen gav förbundet i uppdrag att utreda central medlemsuppbörd. Detta och medlemskapet ska förbundet undersöka och hålla kontakt med föreningarna om under kongressperioden. Rapport till och ev beslut tas av nästa kongress.

Synpunkt:

Vi får ingen koll på medlemmar ifall medlemsregistret sköts centralt.

 

FÖRENINGSUTVECKLING

Stöd och dialog

Förbundet kommer att stötta upp de lokala föreningarna med en satsning på stöd och dialog, och följande åtgärder kommer att tas fram:

  • Webinarium med olika innehåll
  • Utbildningsmaterial/kitt för stöd till föreningar om medlemsrekrytering/register etc. Finns andra behov?
  • Nyhetsbrev till föreningarna
  • En fadder från FS till varje förening
  • Hålla regelbundna Föreningsforum med start i juni

Diskussion, förslag och önskemål:

Önskemål om webutbildning för medlemsregistret. All kontakt tas med Kent rörande medlemsregistret eftersom vi bara har supportavtal ett visst antal timmar. Kent samlar ihop frågorna och tar i sin tur kontakt med supporten.

Förbundet kommer att ta fram en digital molntjänst för delning av viktiga dokument, grafisk profil, blanketter mm. Strukturen för detta tas fram av Anna Pallin och Peter Bengtsson och presenteras i höst. Förslag: Molntjänsten finns direkt på hemsidan.

Önskemål: Att se över de tekniska möjligheterna så alla föreningar har tillgång till nödvändig teknik för att kunna utföra sitt arbete.

INTRESSEPOLITIK

Nationella riktlinjerna

På kongressen fick förbundet i uppgift att sammanställa en lathund med förslag på hur föreningar kan arbeta med implementering av riktlinjerna samt en gemensam plan med tydlig arbetsfördelning för förbund och föreningar.

Förbundet fick även i uppgift att anordna en kurs där deltagare från lokala föreningar får möjlighet att uppdatera sig på de nationella riktlinjerna. Nationella riktlinjerna finns att beställa hos kansliet samt hos Socialstyrelsen.

Lathund/manual för de internationella riktlinjerna

  • Klar under hösten

Kurs om de internationella riktlinjerna

  • Tas fram under vintern

Regionala konferenser

  • Kommer att genomförs under våren 2021.

 

Epilepsirehabilitering

Förbundet kommer att uppdatera intressepolitiskt handlingsprogram samt undersöka möjligheten att ta fram en egen applikation för de personer som har epilepsi.

Förslag:

Ska epilepsi gå under LSS-lagen? Önskemål om att detta tas upp till Riksdagen för påtryckning. Funktionsrätt Sverige jobbar med den frågan och förbundet håller sig uppdaterade i ärendet.

 

ÅRSMÖTESHANDLINGAR

Uppgifter om medlemsantal och dokument från årsmöten är viktiga för ansökan om statsbidrag. Socialstyrelsen vill som vanligt ha ansökan i september. Förbundet behöver ha lokalföreningarnas handlingar från årsmötet senast den 15 augusti inför statsbidragsansökan som görs i september. Sofia uppmanade föreningarna att snarast efter årsmöte skicka in sina handlingar.

Fråga:

En förening har årsmöte den 1 september och behöver uppskov med att skicka in sina handlingar.
Beslut: Ok om föreningen har allt förberett inför årsmötet så att det går fort att lämna in allt.

 

MEDLEMSREGISTRET

Det är viktigt att medlemsregistret kan vara en tillförlitlig källa om lokalföreningarnas medlemmar. Uppgifter om medlemsantalet i registret kontrolleras av revisorer inför statsbidragsansökan och i samband med verksamhetsberättelse och förvaltningsberättelse. Antalet medlemmar är också viktigt för god registervård och för förbundets uppföljning av medlemmar inför kampanjer e.t.c.

Under flera års tid har sättet att hantera medlemsregistret utvecklat åt olika håll i föreningar och förbund. Alla behöver göra lika och nya rutiner som accepteras av alla föreningar behöver skapas.

Eftersom det är viktigt att alla gör lika kommer förbundet arbeta med att stötta föreningarna i uppdatera sina medlemsregister, att medlemmar påminns att betala, att man registrerar när betalningen görs i registret och att de som inte betalt tas bort som medlem vid en tidpunkt. Utträdda medlemmar får inte vara kvar i registret mer än några år.

Förbundet kommer att ta fram en ny manual med information om detta och undrar vilken hjälp föreningarna behöver. Förbundet kommer även att ta fram en kurs för registeransvariga.

 

Adresslista

Uppdatera adresslista. För att spara tid, pengar och miljö kommer den adresslista över förbund och föreningar som sänts ut till alla föreningar med kontaktuppgifter, att tas fram digitalt. På detta sätt kan det laddas ner och skrivas ut från mejl eller från ”molnet”. Mer info kommer.

Förslag:

De som vill ha adresslistan i pappersform kan beställa den direkt från kansliet.

 

ÖVRIGA FRÅGOR

  • Fråga: Tillhör en person med epilepsi egentligen riskgruppen och ifall förbundet ska driva denna fråga. Förslag är att Epilepsinämnden skickar en skrivelse till Socialstyrelsen, förslag på personer med kunskap Ulla Lindbom och Sven Pålhagen, men även Berit.
  • Samvaron är väldigt viktig mellan barn och ungdomar så det är bra att träffarna blir av trots covid-19.

 

UTVÄRDERING

  • Förbundsforum känns effektivt och vi vill ha flera träffar. Kul att se alla! Bra att inte behöva resa. Hann med mkt på kort tid. Bra sätt att ses och höras så man inte känner sig så ensam ute i föreningen. Mycket positivt!
  • Jättebra med nyhetsbrev och Facebook, bra att man kan länka till och från förbundets Facebooksida

NÄSTA MÖTE

Nästa möte hålls onsdag den 9:e och torsdag den 10:e september.